Ministeerium ei põhjendanud ministri õigust oma kirju mitte registreerida

Vastavalt valitsuses kinnitatud asjaajamiskorrale tuleb riigiasutustel kõik väljasaadetavad dokumendid registreerida. Muuhulgas on seal kirjas, et «Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks».

Samuti on välja toodud, et registreerimisele kuuluvad asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; protokollid ja aktid; lepingud; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata.

Postimees küsis majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumilt (mille osakond muuhulgas tegeleb ka kogu riigis dokumendihalduse korraldamisega), kas sellele korrale lisaks on olemas mingi nimekiri soovitustest või isikutest, millal või kes ei pea iga oma kirja registreerima; kui sellised soovitused on antud, siis kas need kehtivad kõigile ministeeriumidele või on ainult majasisesed ning kas see, kui dokument on saadetud ametlikul blanketil, ei määra kohustust kiri ka ametlikult registreerida.

Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi avalike suhte osakonna juhataja Rasmus Ruuda vastas, et selliseid soovitusi ei ole antud ning ametlikud dokumendid peavad olema registreeritud.

Ruuda selgitas lisaks, et tulenevalt valitsuse määrusest «Asjaajamiskorra ühtsed alused», millele küsimuses on viidatud, kehtestab  asutuse juht asjaajamiskorra. «MKM asjaajamiskorraga määratakse kindlaks dokumentide vastuvõtmise ja väljasaatmise, registreerimise ja täitmisele suunamise nõuded. Asjaajamiskord on kohustuslik järgimiseks kõigile ministeeriumi teenistujatele,» märkis Ruuda.

«Ministeeriumi saabunud, ministeeriumist välja saadetavate ja ministeeriumisiseste dokumentide haldamiseks kasutatakse dokumendihaldussüsteemi (DHS). Asjaajamiskorras kehtestatud dokumentide vormistamise nõuded kehtivad kõikide dokumentide vormistamise suhtes. Dokumendid vormistatakse dokumendihaldussüsteemis, dokumendimallidele. Paberdokumendid allkirjastatakse omakäeliselt, digitaalselt allkirjastatakse dokumendid DHS-s. Digitaalselt allkirjastatud dokumendid registreeritakse allkirjastamise käigus DHS-s. Ministri, kantsleri ja asekantslerite poolt allkirjastatud paberdokumendid registreeritakse kantseleis peale allkirjastamist.»

Seega jääb arusaamatuks, miks minister Urve Palo saadetud kiri, mis oli vormistatud ministeeriumi blanketil, võis jääda dokumendiregistrisse kandmata.